Das Kontx Kommunikation-Team: Bettina Gebhardt, Livio Fürer, Michelle Hauri, Nina Garapic, Silke Conrad-Harris und Gabriela Neuhaus
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«Virtuelles arbeiten – und es funktioniert»

Posted by Kontx on Apr 08, 2020
Kontx
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Seit rund drei Wochen befindet sich Kontx, wie viele andere Agenturen auch, im Homeoffice. Bei uns bedeutet das, dass unser Team vom Glarnerland über Zürich bis nach Frankfurt verteilt ist. Da wir nun hauptsächlich über Video-Konferenzen kommunizieren, haben wir uns in einer digitalen Kaffeepause mal die Zeit genommen, über den Agentur-Alltag im Homeoffice zu diskutieren. Wir haben uns über die wichtigsten Fragen, die wir in dieser Zeit oft gelesen haben im Zusammenhang mit Homeoffice, Gedanken gemacht.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit innerhalb des Teams?

Bettina: Die Zusammenarbeit zwischen uns funktioniert erstaunlich gut. Es ist enorm fruchtbar, dass wir uns jeden Tag ein- bis zweimal via Videokonferenz sehen können und einander nicht nur am Telefon hören. Dadurch können wir einschätzen, wie die Stimmung im Team ist und wie es allen geht. So wird auch niemand allein gelassen und man kann trotz der räumlichen Distanz das Gefühl des Zusammenarbeitens und der gegenseitigen Unterstützung aufrechterhalten. Das ist mir für unsere Zusammenarbeit wichtig. Technisch gesehen war unsere digitale Infrastruktur zum Glück bereits vor der Krise für das Arbeiten von zuhause eingerichtet, so dass wir bei der technischen Umstellung keinerlei Probleme hatten.

Gabriela: Ich finde auch, dass die Zusammenarbeit gut funktioniert. Vor allem durch die Tatsache, dass Bettina und Silke sowieso häufig von Frankfurt aus arbeiteten, sind wir es schon gewohnt, die Arbeit aus der Distanz zu koordinieren.

Michelle: Man kann nun halt nicht mehr einfach schnell der Kollegin etwas über den eigenen Bildschirm hinweg zurufen, man muss dafür das Telefon in die Hand nehmen oder eine Mail schreiben. Dennoch bin ich überrascht, wie gut die Umstellung funktioniert hat. Persönlich merke ich, was die Arbeit selbst betrifft, fast keinen Unterschied zum Büro.

Nina: Allerdings habe ich gemerkt, dass meine Effizienz gesteigert wurde, weil diese kleinen Zurufe jetzt fehlen. Ich arbeite konzentrierter. Dennoch: Ich vermisse den zwischenmenschlichen Austausch, bin aber froh über meine gesteigerte Effizienz.

Wie funktioniert die Zusammenarbeit mit den Kunden?

Silke: Erstaunlicherweise verlieren wir den Kontakt zu Kunden nicht. Viele haben sich sehr schnell mit der Situation arrangiert und sind bereit, Meetings via Teams oder Zoom abzuhalten oder einfach den Telefonhörer in die Hand zu nehmen. Klar, auf längere Zeit würde es wahrscheinlich schwierig werden, wenn die persönlichen Treffen ganz wegfallen, aber für den Moment läuft es gut.

Gabriela: Auch meine Kontakte zu den Kunden bleiben bislang gut bestehen. Das einzige was momentan fehlt und nicht ersetzt werden kann, sind externe Aktivitäten wie Video-Drehs oder Kundenevents.

Was war die grösste Umstellung vom Büro-Alltag zum Homeoffice?

Bettina: Die grösste Veränderung ist das Fehlen der zwischenmenschlichen Kontakte, sei das im Büro oder auch an Networking-Veranstaltungen, Apéros oder anderen Events. Mir persönlich fehlt dieser Austausch mit dem Team, mit Kunden und mit Kontakten in der Branche. Selbst auf LinkedIn fühlt es sich an, als seien die Leute zurückhaltender. Es ist gewissermassen «Business auf Sparflamme», aber dennoch funktioniert es, und das ist das Wichtigste. Dennoch freue ich mich darauf, mich wieder persönlich mit Menschen austauschen zu können.

Livio: Für mich ist die Ruhe beim Arbeiten der grösste Unterschied zum Büroalltag, das kann Vor- und Nachteile haben. Vorteilhaft ist sicher, dass man sich ungestört auf die eigene Arbeit konzentrieren kann. Allerdings geht dabei auch der Spassfaktor, den man im gemeinsamen Büro hat, ein wenig verloren. Der kurze Lacher zwischendrin fehlt schon spürbar, wenn man den ganzen Tag allein mit ernster Miene vor dem PC sitzt.

Michelle: Wir haben wirklich ein lebendiges Team mit sehr viel «Drive» und das spürt man in dieser Zeit deutlich weniger, wenn wir nicht im gleichen Büro sitzen.

Was sind eure «Essentials» zum erfolgreichen Arbeiten in den eigenen vier Wänden?

Alle gleichzeitig: Kaffee! (Gelächter)

Nina: Kaffee und Kopfhörer reichen!

Gabriela: Neben dem Kaffee braucht es für mich einen aufgeräumten Arbeitsplatz, der in dieser Zeit nur zum Arbeiten da ist.

Michelle: Die Arbeit muss für mich in einem eigenen Zimmer stattfinden, so dass ich auch wirklich nicht gestört werde.

Livio: Mir hilft es enorm, dass ich zuhause einen zweiten Bildschirm habe. Ich brauche viel Platz auf dem Bildschirm, um verschiedene Fenster nebeneinander anordnen und so die Übersicht behalten zu können.

Habt ihr ein bestimmtes Morgenritual, um in den Arbeitsmodus zu kommen? 

Bettina: Ich trinke jeden Morgen aus der immer gleichen, blauen Tasse meinen ersten Tee und gehe dazu auf den Balkon. Egal wie warm oder kalt es ist. Das hilft mir, mich zu sammeln und einige Minuten Ruhe zu haben. In Zürich schaue ich dabei gerne in den Himmel und betrachte den Mond oder die Sterne. In Frankfurt schaue ich in einen wunderschönen Innenhof, mit alten Bäumen, wo sich Eichelhäher und Spechte beobachten lassen.

Gabriela: Mein Ritual ist Kaffeetrinken, ohne Kaffee am Morgen geht gar nichts…(lacht). Aber seit ich im Home-Office bin, mache ich jeden Morgen ein wenig Yoga oder einige Dehnübungen, um ein bisschen aufzuwachen.

Silke: Ich brauche auch erstmal einen Kaffee, ohne geht gar nichts. Da ich morgens jetzt etwas mehr Zeit habe, freut sich unsere Katze. Sie liebt es Ball zu spielen. Wenn ich sie frage, wo ihr Ball ist, dauert es nicht lange, bis der Ball mitten im Wohnzimmer liegt und sie mich erwartungsvoll anschaut.

Bettina: (lachend) Silke, die Dompteurin!

Wie sieht es mit der Tagesstruktur aus? Braucht ihr bestimmte Routinen, um im Arbeitsmodus zu bleiben?

Michelle: Bei mir muss der zeitliche Ablauf genau gleich sein wie im Büro. Das heisst ich beginne zur gleichen Zeit und mache um die gleiche Zeit Feierabend, wie vor der Homeoffice-Zeit. Das hilft mir im Rhythmus zu bleiben.

Livio: Erstaunlicherweise beginne ich im Homeoffice früher mit der Arbeit als im Büro und das obwohl der wegfallende Arbeitsweg nicht wirklich ins Gewicht fällt. Ich wohne so nah am Büro, dass der Weg von der Küche an meinen Homeoffice-Platz fast gleich lange dauert (lacht).

Bettina: Ich habe mir angewöhnt alle zwei Stunden eine Pause von ca. 15 Minuten zu machen und an einen anderen Ort zu gehen, um ein wenig Zeitung zu lesen. Dieser Rhythmus hilft mir, um die Effizienz hochzuhalten. Mein Mann hingegen ist eher der Powernap-Typ, er legt sich 1-2 Mal am Tag auf die Yoga-Matte, trinkt davor einen Espresso und schläft dann für 15 Minuten. Danach fühlt er sich wie neugeboren (lacht). Könnt ihr das auch?

Gabriela: Oh nein, das würde bei mir überhaupt nicht funktionieren, wenn ich mal wach bin, muss ich wach bleiben - Powernaps klappen bei mir nicht (lacht).

Nina: So geht’s mir auch. Powernaps funktionieren bei mir nicht. Ich nehme mir zwar vor, nur 15 Minuten zu schlafen – stehe dann aber effektiv doch erst nach einer Stunde auf. Die Snooze-Taste ist auch einfach so verlockend. «Nur noch 5 Minuten» ...aber dafür dann ca. 20 Mal!

Gelingt es euch Arbeit und Freizeit zu trennen, wenn ihr immer zuhause seid?

Bettina: Bei uns zuhause gilt die Regel, dass im Wohnzimmer kein Laptop stehen darf! Gearbeitet wird nur im Arbeitszimmer und wenn man doch mal am Abend was Geschäftliches erledigen muss, dann geht man halt wieder ins Arbeitszimmer. Das Wohnzimmer bleibt Freizeit-Zone.

Silke: Wir arbeiten zeitweilig zu dritt im Homeoffice, da wird es manchmal ganz schön eng. Normalerweise ist das Wohnzimmer spätestens nach dem Abendessen arbeitsfreie Zone. Das klappt aber nicht immer. Manchmal machen wir einfach noch einen späten Spaziergang. Ausserdem helfen mir Joggen oder Fahrradfahren, um abzuschalten.

Michelle: Für mich ist es auch die räumliche Trennung. Gehe ich aus dem Arbeitszimmer und schliesse die Türe, dann bedeutet das für mich Feierabend.

Gabriela: Am Mittag fällt mir die Trennung schwerer, man hat die Mails noch geöffnet und wird das Gefühl nicht los, dass man mal reinschauen müsste. Sobald ich jedoch am Abend den Laptop schliesse, ist für mich der Arbeitstag beendet.

Livio: Der Vorteil, wenn man zu zweit wohnt, ist, dass man die Freizeit gemeinsam verbringen kann. Meine Freundin und ich arbeiten beide von zuhause aus, so ist jeder tagsüber für sich beschäftigt. Sobald wir aber die Zeiten für gemeinsame Aktivitäten wie Kochen, Joggen etc. abmachen, können wir zusammen die Arbeit hinter uns lassen und uns der Freizeit widmen.

Wie geht es euch, liebe Leserinnen und Leser dieses Blogs? Habt ihr ähnliche Erfahrungen gemacht wie wir oder läuft es bei euch komplett anders? Schreibt gerne in die Kommentare, wie ihr diese Umstellungen erlebt. Wir sind gespannt wie sich euer Arbeitsleben in dieser Zeit verändert hat.

Bildnachweis: Kontx Kommunikation

Topics: Unternehmenskultur, Agenturleben, Arbeitsalltag

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